Marketplace ke Perakaunan: Mengautomasikan Simpan Kira

Inilah kesilapan simpan kira paling biasa dalam kalangan penjual marketplace Malaysia, dan ia dibuat dengan niat baik: bayaran yang masuk ke bank direkod sebagai hasil. Ia bukan. Bayaran marketplace ialah jualan anda, tolak komisen, tolak yuran transaksi, tolak yuran perkhidmatan, tolak pelarasan subsidi penghantaran, tolak pemulangan, campur atau tolak apa sahaja lagi yang platform selesaikan pada kitaran itu. Merekod angka bersih sebagai hasil mengurangkan perolehan yang dilaporkan, menjadikan kos yuran sebenar anda tidak kelihatan, dan — jika anda berdaftar SST atau menghampiri ambang — boleh menyalahnyatakan kedudukan cukai anda. Penyelesaiannya ialah layanan tertentu, dan setelah anda tahu, kebanyakannya boleh diautomasikan.

Apa yang sebenarnya perlu direkod

Bagi satu pesanan marketplace, catatan perakaunannya:

Bayaran itu bukan mana-mana daripadanya. Bayaran ialah penyelesaian bagi kesemuanya, dan ia patut diselaraskan dengannya, bukan menggantikannya.

Kenapa ini penting melebihi kekemasan:

• Angka hasil anda salah jika anda merekod bersih, dan itu menjejaskan mana-mana ambang yang anda diukur — termasuk ambang pendaftaran SST dan jalur fasa e-Invois.
• Kos yuran anda tidak kelihatan, jadi anda tidak boleh tahu sama ada sesuatu saluran menguntungkan. Yuran marketplace bertindan — komisen, yuran perkhidmatan, yuran transaksi, yuran kempen — dan penjual yang merekod bersih memang tidak pernah melihat jumlahnya.
• Analisis margin anda salah, kerana kos jualan dibandingkan dengan angka hasil yang sudah pun ditolak kosnya. Kalkulator margin untung memerlukan angka kasar untuk bermakna, dan kalkulator yuran marketplace akan menunjukkan berapa sebenarnya jumlah potongan setiap pesanan.

Aliran yang perlu diautomasikan

1. Pesanan mengalir daripada setiap marketplace ke dalam satu sistem dengan nilai jualan kasar, setiap pesanan.
2. Yuran direkod setiap pesanan atau setiap penyelesaian, dipecahkan mengikut jenis dan bukan digabung sebagai "yuran marketplace" — anda mahu melihat komisen berasingan daripada kos kempen.
3. Bayaran tiba di bank sebagai satu jumlah setiap kitaran penyelesaian.
4. Penyelarasan memadankan bayaran itu dengan jumlah jualan kasar tolak yuran tolak bayaran balik bagi kitaran tersebut.
5. Semuanya diposkan ke perisian perakaunan dengan kod akaun yang betul.

Langkah 4 ialah langkah yang mesti sentiasa ada, diautomasikan atau tidak. Bayaran yang tidak diselaraskan bermakna ada yuran yang tidak anda ambil kira atau pesanan yang tidak anda rekod, dan kedua-duanya berbaloi dicari semasa laporan penyelesaian itu masih semasa.

Melakukannya tanpa membeli apa-apa

Automasi bukan syarat untuk menjadi betul. Rutin bulanan yang berkesan:

1. Muat turun laporan penyelesaian daripada setiap marketplace. Kesemuanya menyediakannya.
2. Rekod satu jurnal ringkasan setiap marketplace setiap bulan: jualan kasar sebagai hasil, setiap jenis yuran sebagai baris perbelanjaan sendiri, pemulangan sebagai pengurangan hasil.
3. Semak jumlahnya sama dengan bayaran yang diterima dalam tempoh yang sama. Jika tidak, cari puncanya sebelum mengepos.
4. Simpan laporan penyelesaian itu. Ia dokumen sokongan anda jika ada yang bertanya, dan kewajipan penyimpanan rekod cukai di Malaysia berjalan bertahun-tahun.

Itu mungkin sejam sebulan bagi penjual kecil, dan ia menghasilkan buku yang benar-benar betul. Panduan asas perakaunan menerangkan pengkategoriannya.

Bila automasi berbaloi

Beralih daripada rutin manual kepada aliran bersambung apabila mana-mana daripada ini benar:

• Lebih daripada satu marketplace, kerana kerja manual berganda setiap saluran.
• Cukup banyak pesanan bulanan sehingga butiran setiap pesanan penting untuk analisis margin, bukan sekadar jumlah.
• Anda perlukan keuntungan setiap SKU, yang jurnal ringkasan bulanan tidak boleh berikan.
• Akauntan anda mengecaj anda untuk meleraikan laporan penyelesaian — pada tahap itu automasi biasanya lebih murah daripada bilnya.

Apa yang perlu ditegaskan semasa memilih alat: hasil kasar dan yuran diposkan berasingan (bukan bersih), butiran setiap pesanan atau sekurang-kurangnya setiap penyelesaian, laporan penyelarasan yang anda boleh baca, dan sokongan untuk perisian perakaunan anda. Mana-mana alat yang merekod bayaran sebagai hasil sedang mengautomasikan kesilapan itu, bukan membetulkannya.

Tiga perkara yang perlu betul tidak kira apa

• SST. Jika anda berdaftar, layanan jualan anda dan yuran marketplace perlu betul. Lihat asas perakaunan dan SST dan kalkulator SST, dan sahkan apa-apa yang luar biasa dengan ejen cukai anda.
• e-Invois. Jualan marketplace ada pengendaliannya sendiri bergantung pada pengaturan setiap platform — jangan andaikan ia sama dengan kedai anda sendiri. Lihat pembayaran dan e-Invois.
• Masa pemulangan. Bayaran balik dalam tempoh yang lebih lewat daripada jualannya adalah normal dan mesti direkod apabila ia berlaku, bukan ditarikh ke belakang. Melakukannya secara konsisten itulah yang menjadikan perbandingan bulan ke bulan bermakna.

Soalan lazim

Bolehkah saya rekod bayaran itu sahaja dan sudah?
Ia lebih mudah dan ia salah. Hasil anda akan terkurang sebanyak keseluruhan beban yuran, dan itu menjejaskan ambang, analisis margin dan mana-mana perbualan dengan bank atau pelabur. Ia juga bermakna anda tidak pernah tahu berapa sebenarnya kos sesuatu saluran.

Bagaimana saya kendalikan pelarasan subsidi penghantaran?
Layan ia sebagaimana ia muncul pada laporan penyelesaian — biasanya pelarasan kepada kos penghantaran atau satu yuran. Peraturan yang penting ialah konsistensi: pilih satu layanan, gunakannya setiap bulan, dan catatkannya supaya keputusan yang sama dibuat tahun depan.

Akauntan saya cuma mahu penyata bank. Cukupkah itu?
Ia cukup untuk menghasilkan satu set akaun, tetapi tidak cukup untuk menghasilkan akaun yang betul bagi penjual marketplace — penyata bank hanya menunjukkan bayaran bersih. Berikan laporan penyelesaian juga. Kebanyakan akauntan lebih suka menerimanya.

Bagaimana jika bayaran tidak diselaraskan?
Jangan paksakan. Punca biasa ialah jenis yuran yang belum anda petakan, bayaran balik yang diselesaikan dalam kitaran berbeza daripada jualannya, atau kos kempen yang anda tidak tahu. Cari puncanya — perbezaan tidak dapat dijelaskan bulan ini menjadi corak tidak dapat dijelaskan menjelang akhir tahun.

Adakah ini terpakai kepada kedai web saya sendiri juga?
Ya, dalam bentuk yang sama: gerbang menyelesaikan bersih selepas yuran, jadi hasil kasar dan yuran pembayaran direkod berasingan. Ia lebih mudah daripada marketplace kerana jenis yurannya lebih sedikit, tetapi prinsipnya sama.

Sumber: panduan ini menerangkan layanan simpan kira secara umum dan bukan nasihat perakaunan atau cukai — akauntan anda patut mengesahkan pemetaan akaun dan layanan SST bagi keadaan khusus anda. Skop dan kadar SST menurut JKDM, seperti diterangkan dalam panduan SST kami; kewajipan e-Invois menurut LHDN, seperti diterangkan dalam panduan e-Invois kami. Struktur yuran marketplace, kitaran penyelesaian dan format laporan berbeza mengikut platform dan kerap berubah — bekerja daripada laporan penyelesaian semasa setiap platform, bukan daripada mana-mana penerangan terbitan.