Kira Stok untuk Penjual Omnichannel

Mengira stok dalam satu kedai ialah kerja yang mudah. Mengira stok yang serentak tersenarai di Shopee, Lazada, TikTok Shop, kedai web anda sendiri dan kaunter kedai ialah kerja yang benar-benar berbeza, dan sebabnya tidak selesa: nombor yang anda semak sedang diubah oleh orang asing sementara anda mengira. Setiap jualan semasa kiraan menggerakkan sasaran. Itulah sebab kiraan penuh tahunan yang berkesan untuk satu kedai menghasilkan varians yang tidak bermakna bagi penjual omnichannel — dan sebab penyelesaiannya bukan mengira dengan lebih kuat, tetapi mengira lebih kerap pada skala lebih kecil.

Kenapa kiraan tahunan gagal di sini

• Kiraan mengambil masa berjam dan jualan tidak berhenti. Melainkan anda menutup setiap saluran, angka sistem bergerak di bawah anda.
• Hanyutan setahun tidak boleh disiasat. Varians 14 unit yang ditemui pada Disember mungkin berlaku pada Mac. Tiada siapa akan tahu sebabnya.
• Ia menemui masalah terlalu lewat. Kegagalan ketepatan stok menyebabkan terlebih jual dan pembatalan secara berterusan — lihat punca terlebih jual — jadi penemuan pada Disember bermakna sebelas bulan penalti yang sudah anda tanggung.

Kiraan kitaran: kira sedikit, secara berterusan

Daripada mengira semuanya sekali, kira sebahagian setiap minggu supaya semuanya terkira sepanjang satu kitaran. Ia mengambil masa keseluruhan yang lebih sedikit, ia jauh lebih tepat, dan — manfaat sebenarnya — varians yang ditemui minggu ini ada punca yang anda masih boleh ingat.

Jadual ABC yang berkesan:

Tambah tiga peraturan di atasnya:

• Kira mana-mana SKU sebaik selepas kejadian terlebih jual, tidak kira kelasnya.
• Kira apa-apa yang ada varians kali lepas, sehingga dua kiraan bersih berturut-turut.
• Kira apa-apa yang baru selesai promosi. Tempoh kempen ialah masa rekod paling mudah rosak.

Menjalankan kiraan yang menghasilkan nombor berguna

1. Pilih tetingkap beku. Jam paling sepi yang anda ada — awal pagi, atau selepas tutup. Anda bukan cuba menghentikan semua jualan; anda cuba mengira semasa bilangan jualan yang paling sedikit.
2. Cetak atau eksport angka sistem dahulu, bercap masa. Mengira dahulu dan membandingkan dengan angka sistem yang diambil kemudian ialah cara paling biasa menghasilkan varians palsu.
3. Kira stok fizikal secara buta. Jangan tunjukkan nombor jangkaan kepada pengira. Pengira yang boleh nampak "12" akan jumpa dua belas.
4. Kira semuanya, termasuk tempat stok bersembunyi — stor belakang, rak pameran, barang diterima tetapi belum disusun, dan stok yang diperuntukkan kepada pesanan belum dihantar. Yang terakhir itulah tempat kebanyakan varians hantu berada.
5. Rekod pada helaian tetap, satu baris setiap SKU, dengan lajur untuk kiraan fizikal dan lajur untuk bezanya. Helaian kiraan stok percuma kami sudah disediakan untuk ini.
6. Siasat sebelum melaraskan. Melaraskan sistem supaya sepadan dengan kiraan menyembunyikan puncanya, dan punca itu akan menghasilkan varians yang sama bulan depan.

Menyiasat varians dengan betul

Ikut senarai ini mengikut urutan — empat yang pertama menerangkan kebanyakannya dan tiada satu pun kecurian:

1. Pesanan belum dihantar. Stok terjual tetapi masih di rak, atau diperuntukkan dan dipindahkan secara fizikal. Semak sama ada sistem anda mengira stok yang diperuntukkan sebagai stok ada.
2. Barang diterima tetapi tidak direkod, atau direkod dua kali.
3. Pemulangan tidak dimasukkan semula ke dalam stok, atau dimasukkan tanpa direkod.
4. Bundle dan kit yang tidak menolak komponennya.
5. Kerosakan dan hapus kira yang berlaku tetapi tidak pernah direkod.
6. Salah kira — kira semula sebelum membuat sebarang kesimpulan lain.
7. Barulah selepas itu, pertimbangkan kehilangan.

Apa pun puncanya, tuliskannya di sebelah SKU itu. Tiga bulan punca yang direkod menukar kawalan stok daripada tekaan kepada senarai pembaikan yang khusus.

Dua nombor yang mengukur sama ada ia berkesan

• Ketepatan stok = SKU dengan varians sifar ÷ SKU yang dikira. Jejak setiap bulan; alirannya lebih penting daripada tahapnya.
• Nilai varians = nilai ringgit perbezaan itu, positif dan negatif secara berasingan. Menolak satu daripada yang lain menyembunyikan masalah — RM500 lebih dan RM500 kurang bukan bulan yang bersih, ia dua masalah yang kebetulan saling membatal.

Menghalang hanyutan itu daripada awal

Kiraan stok mengukur masalah. Ini mengurangkannya:

• Satu sumber kebenaran untuk stok, dengan setiap saluran membacanya dari situ — lihat segerak inventori merentasi saluran dan sambung POS.
• Terima dengan betul. Kira barang masuk berbanding nota penghantaran, pada masa penerimaan, sebelum ia menyentuh rak.
• Rekod pemulangan sebaik ia tiba, bukan apabila ada orang sempat. Lihat pemulangan dan bayaran balik.
• Seorang sahaja memiliki pelarasan. Sesiapa yang boleh menukar nombor stok tanpa kod sebab ialah sumber hanyutan.
• Selaraskan selepas setiap kempen, semasa puncanya masih segar.

Soalan lazim

Berapa kerap saya patut buat kiraan penuh?
Jika kiraan kitaran berjalan dengan betul, kiraan penuh menjadi sebahagian besarnya formaliti — walaupun akauntan anda mungkin mahukan satu pada akhir tahun kewangan untuk akaun. Tanya mereka apa yang diperlukan, jangan andaikan kiraan penuh itu wajib, dan ingat penilaian stok untuk akaun dan ketepatan stok untuk operasi ialah dua tujuan berbeza.

Perlukah saya tutup saluran dalam talian untuk mengira?
Biasanya tidak. Kira dalam tetingkap paling sepi, ambil syot kilat angka sistem pada permulaan, dan ambil kira apa-apa yang terjual semasa kiraan. Menutup saluran merugikan jualan dan jarang perlu bagi kiraan kitaran beberapa dozen SKU.

Apa varians yang boleh diterima?
Jawapan jujurnya, aliran lebih penting daripada mana-mana ambang, dan penanda aras daripada perniagaan lain tidak memberitahu banyak. Ukur ketepatan anda sendiri, tetapkan sasaran di atasnya, dan anggap mana-mana varians besar tunggal sebagai satu siasatan tidak kira berapa peratus keseluruhannya.

Patutkah saya kira stok yang disimpan di pusat pemenuhan atau gudang marketplace?
Ya — ia stok anda dan di situlah percanggahan paling sukar dilihat. Selaraskan angka yang mereka laporkan berbanding rekod anda pada kitaran yang sama seperti rak anda sendiri, dan bangkitkan perbezaan dengan segera; ia menjadi lebih sukar diselesaikan apabila semakin lama.

Bolehkah saya guna telefon dan bukan kertas?
Boleh, dan telefon dengan imbasan kod bar lebih pantas dan kurang ralat berbanding menulis. Prinsip yang penting bukan mediumnya — ia mengira secara buta berbanding angka sistem yang bercap masa. Telefon yang memaparkan nombor jangkaan memusnahkan tujuannya sama seperti helaian bercetak yang nombornya sudah diisi.

Sumber: panduan ini ialah amalan kawalan inventori dan bukan pernyataan piawaian perakaunan. Keperluan bagi kiraan stok dan penilaian stok pada akhir tahun kewangan ialah perkara untuk akauntan anda dan bergantung pada kewajipan pelaporan anda — sahkan apa yang diperlukan untuk akaun anda secara berasingan daripada apa yang berguna untuk operasi anda.